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好会议、坏会议
开会，已是企业团体基本的沟通桥梁。让职场的单位（即员工）聚集起来，集思广益，把公司的业务传达与分发出去，除了会议，我看经已没有其他正统的途径了。但是，偏偏许多公司，特别是主管或高层都无法掌握好效率会议(effective meeting)的精粹，浪费了许多时间之余，也降低了员工的效率。如果你还维持这样的会议文化，原谅我的坦白：还是不召开会议的好，因为这样会让你省下许多不必要浪费的时间、运作金、人才、进度等其他资源。这一期开始，让我与大家分享效率会议的系列心得。
一般领导者对会议的迷思
其中一个职场常见的投诉惯例，我看一定非“坏会议(bad meeting)”莫属。“这个会议闷极了！”“简直浪费我的时间！”“回家睡觉更好！”等职场话术，我看大家都不会感到陌生，尤其是会议完毕的时候。恕我冒昧的问一句：我们用了多少的时间把会议该用的时间开好？还是会议开了，感觉就犹如没有开过会议那样，除了觉得乏闷之余，大家也不知道下来要跟进些什么？问题就恰好发生在领导者，即领导会议的主持身上。我不相信这世界只有一套开好会议的秘诀，毕竟每个公司团体文化不同，其公司的方位转移策略(paradigm shift)也有异。我们不能用一种会议的模式，相同的运用在各个公司上，预期达到同样的会议效率。这方法行不通。我认为最关键的，还是大家齐来研究一下现代领导者对会议的迷思。我纳入并规划为好会议、坏会议。
为什么要开会？什么是好会议、坏会议？
会议就是大家汇集起来（通常指两个或超过两个的单位），站在共同理念下商讨圆满事物的集合媒介。常见的有公众会议(public meeting)与关闭或私人(closed or private meeting)会议之分。召开会议的目的有很多，例如：资料分享、接受新的资讯或任务、展开筹备工作、冲突管理、集思广益、思想交流等。开会的本质本来就是要节省时间、善用人力资源的，但是往往经过会议主持人的“造化”而变的本末倒置、背道而驰，这就是所谓的“坏会议”。反之，“好会议”具有执行力与生产力，它会让公司按时、甚至缩短企业该用的时限去达成目标，从而让公司保持资本或增进业务的流入动金，使之强富。
以下是坏会议与好会议的基本迷思一览表：
| 坏会议（Bad Meeting） | 好会议 (Good Meeting) |
| 完成讨论事项 | 附准前期议案后进行讨论， 安排有关人力跟进事项。 |
| 希望没有动议 | 欢迎临时动议（如有） |
| 欢迎会议者同时间交流发言 | 一个时间、一个人发言， 按部就班，余此类推。 |
| 散会时间到，但群众是不会 介意留下来继续商讨的， 反正还有很多事项有待讨论。 |
预算每事项的所用时间， 在定下的时间内 设法完成商讨。 |
| 不到时间死不休 | 提早时间散会又何妨？ |
| 把会议开完 | 把会议开好 |
| 追究问题与责任 | 安排与圆满事物 |
| 讨论如何改进弱点 | 应该安排人手跟进 （改进弱点应留到检讨会讨论） |
| 严肃的依照讨论事项 | 不一定严肃，创意、 轻松才是重点。 |
下期预告：不可不知的效率会议主持技巧
“好会议、坏会议”系列是作者在「时尚男人」杂志刊登的职场专栏。如果你有任何意见、分享与疑问，欢迎留言！
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